2017/08/27

データの検索や並べ替え〜データの検索、フィルタ、並べ替えの解説〜


入力されているデータを検索したり、並べ替えたりするという、データの取り扱いを便利にする機能について学んでいきましょう。

動画で使用しているサンプルデータはこちら↓
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1faFdd2_sQedmUzg09qyyITDv6L6Oc4nHPS8CQDMC9Pw/edit#gid=793623305



これまでに入力してきた、請求書2のシートの中から、ある文字を含むセルを検索していきます。
編集をクリック、検索と置換をクリック、検索ボックスに キウイ と入力、検索ボタンをクリックすると、キウイ、と言う文字が含まれるセルを、1つずつ表示していきます。
また検索したデータを置き換える場合は、置換後の文字列のボックスに、置き換えたい文字を入力し、置換、またはすべて置換をクリックしましょう。
このようにしてスプレッドシートの中に入力されているデータから、指定したデータを検索したり、置換することができます。

さて、次はもっと多くのデータを取り扱っていきましょう。
多くの企業や組織が管理しているスプレッドシートは、データテーブルと呼ばれる表形式で入力されています。
そういった管理されているデータの中から、必要なデータを取り出す、という操作を解説していきます。
まずは大量のデータの中から、必要なデータを抽出するための、元となるデータを新しいシートに作成していきましょう。
シートを追加、をクリック、新しく作成されたシート名をダブルクリックし、スムージー売上管理表と入力します。
スムージーの売り上げを、商品ごとに3日間にわたって管理したサンプルデータを、この動画の説明文のリンク先に用意しました。

リンク先のスプレッドシート A1セルをクリック、Shiftキーを押しながら G764セルをクリック、 Windowsでは Control + C、MacではCommand + C でコピーします。
作業用のスプレッドシートに戻りましょう。
先ほど作成したシートの A1セルに、 Windows では Control + V、MacではCommand + V でペーストします。
参考URL のスプレッドシートを閉じておきましょう。
データの準備が整いましたので、フィルター機能を見て行きましょう。

この表では、種類ごとのスムージーの販売数量、売上について管理しています。
スムージーの販売数が5個以上の時には、単価を50円値引きしている、という運用をして行くことにします。
そこで販売数量が5個以上のデータだけを抽出していきますが、特定のデータを抽出するために、フィルタ、という機能を使います。
フィルタとは指定した列の値が条件と同じものだけを抽出する、という機能になります。
表の中のセルをどこでもいいのでクリックします。
データをクリック、フィルタをクリック、データテーブルにフィルタが追加されました。
販売数の右側のフィルタボタンをクリック、5未満の数字をクリックしてチェックを外し、 OK をクリック、販売数が5以上のデータだけが表示されました。
続いて表示されている先頭行のデータの単価を250に変更し、コピーします Windows では Control Shift + ↓キー Mac では Command + Shift +↓キーで一番下までを選択し、貼り付けます。
販売数の右側のフィルタボタンをクリック、すべて選択をクリックし、OK をクリック、全てのデータが表示されました。
データを確認すると、販売数が5以上のデータは単価が250、販売数が5未満のデータは、単価が300となりました。
フィルタ機能は、指定した列の値が設定した条件と同じものだけを抽出する、という機能です。
フィルター機能を設定している場合は、1つの列だけでなく、複数の列で設定したフィルターの条件を同時に満たすデータを表示させることもできます。

また、フィルタを解除したい時には、フィルタのアイコンが濃くなっているものが、この項目でフィルタをしている、ということの意味を示しますので、全てのフィルタされている項目で、すべての項目を選択とするとフィルタを解除することが出来ます。
またはデータから、フィルターをOFFにする、をクリックすることでフィルタを解除することができます。
解説は以上です。